Счет-фактура представляет собой специальный бухгалтерский документ, выступающий доказательством отгрузки партий товаров или оказания различных услуг. При этом непременно указывается стоимость работ или товаров. Необходимость в счетах-фактурах возникает для отчета любой компании перед налоговыми органами по НДС.

Информация из этих документов эффективно применяется в процессе создания Книги покупок и продаж. Счета-фактуры выставляются совместно с товарами покупателям, причем непременно эти документы должны обладать конкретной формой.

Правила заполнения

В процессе заполнения данного документа используются данные, содержащиеся в общероссийском классификаторе единиц измерения (ОКЕИ). Они делятся на 7 отдельных групп, каждая из которых обозначает конкретные параметры, например, массу, длину или время.

Важно! Существует особый указ Правительства, в котором четко говорится, какая информация должна заноситься в счет-фактуру. Для грамотного составления данного документа учитываются основные правила этого процесса:

• заносятся сведения, имеющие отношения к обозначениям продаваемых товаров или предоставляемых услуг;
• вся информация заносится строго в те графы, которые предназначены для нее;
• в 3-ей графе должны иметься сведения относительно количества товаров, которые требуется отгрузить, причем запись должна вестись исключительно в унифицированном виде;
• заносится информация о стоимости товаров, которые уже были отданы покупателям или цена оказанных услуг;
• вносится в документ размер НДС;
• если товары или услуги являлись подарками, поэтому компания не получила за них какую-либо плату, то в соответствующих графах ставится прочерк.

Если у бухгалтера возникают определенные сложности с грамотностью определения измерительных параметров каких-либо услуг, то они могут не заполнять графы 2 и 2а, а это не будет основанием для проведения налоговой проверки или применения разных мер наказания компании со стороны налоговой инспекции.

Счет-фактура. Фото:diadoc.ru

Основные блоки ОКЕИ

В счетах-фактурах имеется специальная графа №2, в которую вносится информация, представленная измерительными кодами. Важно! В процессе применения ОКЕИ непременно используется общепринятая форма. Образец бланка счет-фактуры, можно скачать ниже.

В графу №2а ставится буквенное значение, причем допускается пользоваться не международными обозначениями, а национальными. Важно! Нередкими считаются ситуации, когда не получается выбрать из ОКЕИ подходящую величину, а в этом случае бухгалтер должен создать свою отдельную таблицу, в которой производятся актуальные исчисления.

ОКЕИ включает в себя множество различных единиц измерения, причем каждая имеет 3 разных блока:

• Идентификация. Номер идентификации состоит из трех цифр. Присвоение данного кода производится в соответствии с конкретным числом кодов, имеющихся в любом разделе.
• Наименование. Данный блок необходим для того, чтобы каждая цифра в документе была понятна любому пользователю. Это дает возможность определиться, какая используется единица измерения.
  Допускается пользоваться международными классификаторами в процессе внесения сведений в блок «Наименование», а также используются часто классификаторы, принятые в госучете. В этом блоке имеется информация не только о том, какая используется единица измерения, но и могут указываться другие важные факторы.
• Наличие других символов. Вносятся разнообразные условия, обозначения из букв или разные сокращения, применимые для выбранной единицы измерения. Могут вписываться национальные или международные сведения.

Таким образом, при заполнении документов и использовании ОКЕИ, следует учитывать, какие блоки должны использоваться для этого, чтобы документ был понятным и грамотно заполненным.

Для чего используются единицы измерения

В таблице счета, располагающейся по центру, непременно во вторую графу вносятся коды единиц измерения. При этом учитываются основные правила данного процесса:

• код должен соответствовать имеющемуся текстовому обозначению, находящемуся в графе 2а;
• от единицы измерения зависят данные, которые вписываются в следующую графу, а здесь непременно содержится информация о том, какое количество товара было отпущено (вместо товара могут содержаться сведения о выполненных работах или оказанных услуг);
• в следующей графе указывается стоимость 1 единицы товара;
• в графе 5 имеются данные об общей сумме, уплаченной за товары или услуги.

Важно! В различных строках счета-фактуры могут существенно отличаться единицы измерения, но пользоваться ими надо по одинаковому признаку. Любой код берется исключительно из специального государственного справочника, поэтому применяется классификатор ОКЕИ.

Требования к измерительным величинам и используемые коды единиц измерения

Измерительные величины – это обязательные элементы, применяемые при создании и заполнении счетов-фактур. Данная информация содержится в НК России, поэтому непременно эти данные должны иметься в документе. Но существуют определенные ситуации, когда отсутствует возможность для указания этих измерительных величин.

Как правильно внести данные в счет-фактуру, расскажет это видео:

Сведения вносятся в форме специального кода и особого национального обозначения. При выборе кода необходимо учитывать, какая величина ОКЕИ соответствует ему. Только при таком заполнении счета-фактуры гарантируется отсутствие ошибок в документе.

Нет данных в классификаторе о том, что такое экземпляр, однако легко можно найти коды, обозначающие 1 тыс. или 1 млн. экземпляров. Поэтому если в процессе учета используется обозначение товаров в экземплярах, то рекомендуется поменять данное понятие на штуки, что значительно упростит процесс заполнения счетов-фактур.

Важно! Желательно, чтобы в счете-фактуре штуки были идентичны экземплярам, а иначе придется ставить в документе много прочерков, поскольку не имеется возможности для определения того или иного параметра.

Какие имеются нюансы при налогообложении во время использования кодов измерения

В налоговом законодательстве содержится множество информации относительно регулирования правил и порядка создания и заполнения счета-фактуры:

• особенности внесения данных в документ;
• правила исправления ошибок, если они были допущены в процессе создания счета-фактуры;
• ошибка не считается основанием для налоговых органов не учитывать рассчитанный компанией налог к уплате или вычету, а это же относится к ситуациям, когда в счетах имеются дополнительные сведения или содержатся ненужные реквизиты.

Важно! Коды ОКЕИ могут эффективно применяться предпринимателями для создания многочисленных налоговых деклараций, разнообразных выписок или иных документов, а при использовании выписки заносятся коды в первую графу.

Как поступить при отсутствии в классификаторе нужных единиц измерения

Нередко бухгалтерам приходится сталкиваться с ситуациями, когда в классификаторе отсутствуют определенные единицы измерения, применимые к тем или иным товарам. Также нередки случаи, когда просто сложно определить код ОКЕИ. Как бухгалтерам поступать?

Ошибки в счет-фактуре, которые не влияют на налогообложение.

Для этого непременно в счет-фактуру вносятся необходимые сведения:

• информация о продавце;
• сведения об их покупателе;
• полное название товара или услуги;
• цена единицы товара и полная стоимость за всю купленную партию;
• определяется правильный размер ставки налога;
• рассчитывается грамотная сумма налогового вычета.

Важно! Вышеуказанная информация является обязательной для каждого счета-фактуры, причем независимо от того, имеется ли возможность воспользоваться единицами изменения для конкретных товаров.

Если в счете не будет единицы измерения или же будет она выбрана ошибочно, но при этом другие сведения будут правильными и достоверными, то такое нарушение не должно приниматься работниками налоговой инспекции в качестве серьезной ошибки. Такой счет будет принят инспекцией для расчета налогов, а также к налогоплательщику не будут применяться какие-либо меры наказания за такой недочет.

Популярные ошибки и их последствия

Наиболее часто встречающими ошибками считаются:

• неправильное определение единицы измерения, а такая ошибка не считается жестким нарушением, поэтому не будут применяться для налогоплательщика разные серьезные меры воздействия, а также такие счета-фактуры будут легко приниматься работниками налоговых органов;
• если имеются ошибки в названии проданных товаров, то не рекомендуется брать НДС в такой ситуации, поэтому лучше обратиться к покупателю, чтобы его представители исправили ошибку, а если этого не выполнить, то налоговая инспекция может снять вычет;
• ошибки в рассчитанных суммах или иных важных реквизитах считаются существенными нарушениями, которые так же могут привести к тому, что работники налоговой службы снимут вычет, поэтому важно тщательно относиться к заполнению документации.

Важно! Даже небольшие ошибки могут привести к тому, что снимется вычет налоговой инспекцией, поэтому при их обнаружении рекомендуется обратиться к покупателю, чтобы совместными усилиями исправить данные нарушения.

Изменения в правилах заполнения счетов-фактур

В 2017 году были внесены государством определенные изменения. Сюда относится то, что с лета 2017 года теперь вносится в счет-фактуру еще одна строка, называемая «Идентификатор государственного контракта». Эта же строка имеется в корректировочном счете-фактуре.

Как заполнить счет-фактуру, смотрите в этом видео:

Данная строка предназначена для вынесения информации об идентификаторе госконтракта, составленного на поставку каких-либо товаров или оказания определенных услуг, в соответствии с которым назначаются субсидии, инвестиции или взносы в уставный капитал юр лица из государственного бюджета.

За счет увеличения информации в данных документах, их использование считается еще более понятным для компаний и работников налоговых органов.

Заключение

Таким образом, счета-фактуры считаются важными документами, которые позволяют компаниям правильно рассчитывать и уплачивать НДС. Они составляются по строго унифицированной форме и должны содержать множество информации.

У многих специалистов, которые обязаны заполнять эти счета, возникают проблемы с определением оптимальных единиц измерения, однако даже если они будут указаны неверно, это не будет значительным нарушением, из-за которого снимается вычет. Другие ошибки могут приводить к проблемам с налоговыми работниками.