Ведение кассовой книги обязательно для любых предприятий (ООО, ИП, АО и пр.) если они работают с наличными деньгами. Операции по принятию и выдаче наличных подлежат обязательной фиксации в кассовой книге. В данной статье освещаются правила ведения кассовых книг для организаций, не имеющих кассового аппарата, и отражающих в них движение собственных средств.

Что такое кассовая книга

Кассовой книгой называют документ, в котором отражается движение наличных денежных средств. Осуществлять эти операции и фиксировать их имеет право исключительно кассир.

Все приходные операции оформляются специальным документом – ПКО – приходным кассовым ордером, где фиксируется источник поступления денежных средств (от кого) и основание (счет, акт и прочее) их приходования. Расходные же операции фиксируются в РКО – расходных кассовых ордерах, с указанием получателя и основания выдачи денег из кассы.

Какие операции заносятся в кассовую книгу

• Приходные операции – внесение денег в кассу:

1.  снятие наличных со счета (чековые книжки, корпоративные карты);
2.  возврат подотчета.

Что входит в кассовые документы?

• Расходные операции – выдача денег:

1.  выплата заработной платы, подотчета;
2.  выплата дивидендов.

Зачем нужен этот документ

Необходимость ведения кассовой книги обусловлена, прежде всего, требованием финансовой дисциплины – порядок в приходно-расходных операциях с наличностью – залог финансового здоровья организации. Кроме того, кассовая книга является отчетным документом – сдача его в налоговую, при необходимости поможет отследить чистоту денежных операций организации.

Установленные формы кассовой книги

Ранее существовало обязательное требование ведение кассовой книги исключительно в бумажном виде. Сегодня же законодательством разрешено вести кассу в электронном виде, но многие организации, по-прежнему, придерживаются бумажных форм.

Как правильно заполнять и вести книгу

Для любой формы кассовых книг существуют общие правила:

•  Кассовая книга заводится на год — с  01 января по 31 декабря, в случае, если кассовой книги не хватает, то делается дополнительная, с указанием периода ведения операций;
•  На титульном листе указывает наименование предприятия, его ОКПО (ФИО для ИП);
•  Записываются все операции в календарном порядке;
•  Каждый кассовый день фиксируется на отдельной странице;
•  Ведение кассовой книги осуществляет кассир или главный бухгалтер, но в любом случае, это лицо определяется приказом по предприятию;
•  Сначала фиксируются приходные операции, затем расходные;
•  Указываются суммы на начало дня, на конец дня и итого за день;
•  Обязательное совпадение данных кассовой книги с ордерами и фактическим количеством денег в кассе;
•  Все пустующие сроки прочеркиваются «Z».

Правила заполнения документа вручную и его образец в excel

Можно приобрести кассовую книгу готовую, отпечатанную в типографии, она имеет до 300 листов, а возможно подготавливать листы на компьютере, заполнять и потом распечатывать.

• Нумерация страниц.
  Так как готовая кассовая книга включает в себя и вкладные листы (где отражаются операции), и отрывные листы (дублирование всех операций – отчет кассира), то нумерация листов кассовой книг может быть различной: при вертикальной ориентации книги – через 1 лист, т.е. первая страница – фиксирование операций, вторая – отрывной отчет кассира; при горизонтальной – по порядку – так как листы сохраняют свою нумерацию и отрывается как отчет половина основанного листа.
  Для кассовой книги, которая изготавливается кассиром самостоятельно на компьютере, нумерация должна быть сквозной – фиксируется каждый лист.

• Исправления в кассовой книге.Поскольку заполнение кассовой книги, в данном случае, ведется от руки, то все исправления оформляются следующим образом:

1.  при обнаружении ошибки в записях, которая не влияет на итоговую сумму за день, неверные данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, а верные прописываются сверху. Все поправки в кассовой книге визируются подписью ответственного лица.
2.  если ошибка стала причиной неверных итоговых остатков, то такая страница аннулируется полностью и переписывается заново.При аннулировании страницы кассир составляет рапорт об этом, на основании которого комиссия вносит изменения в книгу и выдается справка об этом факте.

Кроме того, при ведении бумажной кассовой книги ее необходимо прошить и скрепить печатью, с указание общего количества листов. Данные меры предназначены исключить возможность изъятия страниц.

Скачать образец кассовой книги бесплатно для заполнения вручную можно тут.

Правила заполнения кассовой книги в электронной форме

При автоматизированном способе ведения кассы в специальном программном обеспечении ежедневно создается 2 бланка – вкладной лист и отчет, со всеми необходимыми данными. Отчет, по окончанию кассового дня, кассир распечатывает и передает в бухгалтерию вместе с ордерами. Весь остальной механизм заполнения остается тем же, что и для бумажной формы.

Пошаговая инструкция по заполнению документа

Рассмотрим ситуацию, когда необходимо принять и выдать денежные средства через кассу организации:

Шаг 1. Оформление

Допустим, что кассовая книга уже заведена, титульный лист оформлен, необходимо заполнить данные по новому кассовому дню:

•  указывает дата в формате число, месяц и год (число указывается двумя цифрами, а месяц прописью – 01 декабря 2016)
•  указывается порядковый номер листа книги (лист 2)

Как заполнить кассовую книгу?

Шаг 2. Перенос остатков с прошлого дня

•  происходит, по сути, принятие кассы – пересчет наличности в кассе и запись в поле «Остаток на начало дня»

Важно, что бы данные по итогам предыдущего и нового кассового дня совпадали, в противном случае имеет место недостача

Шаг 3. Отражение операций

• Иванов И.И. возвращает в кассу неиспользованные подотчетные средства в размере 200,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства принимаются на основании приходного ордера.
• Петрову П.П. выдана заработная плата в размере 5 000,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства выдаются на основании расходного ордера.

Шаг 4. Сведение итогов

По итогам кассового дня подсчитывается количество операций и указываются следующие данные:

•  сколько денег поступило (200,00 рублей);
•  сколько выдано (5000,00 рублей);
•  Остаток на конец дня (5200,00 рублей)

Шаг. 5 Закрытие дня и передача отчета

Документы прихода и расхода денег из кассы предприятия

Выше давалась информация о необходимости составления ПКО и РКО на все операции по движению средств.

Что такое ПКО и где можно бесплатно скачать его образец

Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ, фиксирующий поступление денежных средств в кассу предприятия. Как и все бухгалтерские документы ПКО подлежат нумерации и имеют свои правила заполнения:

• Оформление. 
  Ордер состоит из 2 частей – первая часть остается в организации, вторая — отрывная, выдается вносителю, как подтверждение приема денег. В ПКО отражаются данные об организации, ОКПО, номер и дата приема денег.

• Заполнение. В соответствующих графах указывается лицо, вносящее денежные средства, а также основание для их внесения.

• Сумма. Прописывается сумма вносимых денег, как цифрами, так и прописью, до копеек.

• Визирование. После заполнения, проверки данных и пересчета суммы, внизу ставится подпись уполномоченного лица, подтверждающего факт принятия денег.

Отрывная часть ПКО дублирует основные данные, но на экземпляре вносителя обязательно должна стоять печать организации.

Форму ПКО в excel можно скачать здесь.

Что такое РКО и как его оформить

Расходным кассовым ордером называют документ, подтверждающий выдачу денежных средств из кассы предприятия

Правила оформления расходного кассового ордера:

• Оформление. Заполнение соответствующих граф с указанием организации, ОКПО

• Запись расхода. Указание кому и на каком основании выданы денежные средства.

• Сумма. Собственноручно получателем прописывается сумма выданных денег, до копеек.

• Визирование. Указание документа, удостоверяющего личность получателя.

После заполнения, проверки данных и выдачи суммы ставится получателя и уполномоченного лица.

Форму РКО можно скачать тут.

Особенности ведения кассовой книги для ИП

Как и любая другая организация, индивидуальный предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину, однако Указания ЦБ РФ № 3210-У дало некоторые послабления для ИП:

•  нет необходимости устанавливать лимит кассы;
•  нет обязательства по оформлению ПКО и РКО.

Ведение кассовой книги.

Срок хранения документа

Так как кассовая книга является документом финансовой отчетности, то по запросу ИФНС она должна быть предоставлена.

Максимальным сроком давности запроса могут быть кассовые книги сроком не более 5 лет, но такой длительный промежуток времени, как правило, не подлежит проверке. В большинстве запросов ИФНС самостоятельно указывает интересующий период, не превышающий трехлетнюю давность.

Важные нюансы проведения кассовых операций

•  Необходимость соблюдения лимита кассы. Все организации, за исключением ИП, держащие наличные деньги в кассе, приказом от первого рабочего дня года обязаны установить лимит остатка денежных средств в кассе, превышать который они не имеют право.
•  Выдача денег в подотчет.
  Все выдачи денег должны быть обоснованы, поэтому, если происходит выдача средств из кассы, помимо выплат на заработную плату, отпускных и прочее, получатели обязаны быть оформлены соответствующим приказом, как подотчетные лица и получать деньги только на основании заявления, с указанием цели и срока отчетности (авансовый отчет).

Итоги

Сегодня налоговые органы настороженно относятся к факту оборота наличных денег в кассах предприятий, так как все чаще выявляются случаи «вывода» средств со счетов ООО именно через кассу. Именно поэтому необходимо правильно и своевременно вести все кассовые документы, внимательно следить за приходом и расходом денег, так как малейшие нарушения кассовой дисциплины могут обернуться штрафами от ИНФС.

Подробнее о ведении кассовой книги на предприятии вы узнаете в этом видео: