Трудовые книжки – это документы, которые хранятся у руководителя, пока действует соглашение, заключённое с работником. До увольнения даже сам сотрудник не имеет права забрать этот документ, либо использовать его по своему усмотрению. Но иногда требуется оформить копию документа. Например, при оформлении кредита, во время обращения в органы государственной власти.
Для чего необходимы ксерокопии
Есть конкретные обстоятельства, когда требуется именно ксерокопия трудовой книжки.
- Например, если кто-то хочет взять кредит в банке. Сотрудники финансовой организации проверяют всю информацию, связанную с трудовым стажем. Это помогает определиться с тем, насколько надёжен тот или иной клиент. И понять, сможет ли он выполнить все обязательства, возложенные в связи с оформлением документа.
- Когда сотрудник выходит на пенсию, и ему необходимо определиться со стажем. На основании этих данных в дальнейшем выплачиваются пенсии.
- При необходимости получить инвалидность в связи с состоянием здоровья.
У кого есть право на заверение
Сотрудники кадровых отделов, руководители предприятия и должностные лица – вот неполный перечень тех, кого наделяют правом на заверение трудовой книжки.
У главного бухгалтера можно получить подпись и печать, если компания совсем небольшая, и в штатном расписании не так много должностей. В отдел кадров для решения вопроса надо обратиться тем, кто уже достиг пенсионного возраста, либо просто не работает на старом месте, но нуждается в подтверждении информации о стаже.
Как должна быть заверена трудовая книжка?
Требования к заверяемым документам
Процесс заверения делится на несколько этапов, у каждого из которых свои требования и особенности.
- Копии каждой страницы должны сохранять высокий уровень качества. Чёткость и ясность важна для всей информации.
- Обязательно наличие надписи «копия верна» на каждой из страниц. Только в этом случае документ обретает юридическую силу. Так же ставится печать, принадлежащая предприятию. Она подтвердит, что данная копия приравнена к другим документам по силе и значению.
- Фамилия с именем и отчеством владельца прописываются на последней странице, в полной форме. Это необходимо для подтверждения того, что тот или иной человек является владельцем документа.
- В копии должны присутствовать все реквизиты предприятия и человека, согласно требованиям ГОСТов.
- После подачи соответствующего заявления копии выдают не позднее, чем через три дня.
- Вместо создания полного дубликата иногда допустимо оформление записки, которая касается тех или иных сроков работы.
Заверенные копии предоставляются в том случае, если нет возможности по какой-либо причине предоставить оригинальные версии документов.
Пошаговая инструкция для решения вопроса
- Первый шаг – подробное ознакомление с инструкцией из трудового договора. Вне зависимости от особенностей работы на конкретном предприятии.
- Надо отдельно убедиться в том, что в личной информации отсутствуют ошибки. Полного указания требуют ФИО. Важно, чтобы чётким был не только текст, но и сами копии по внешнему виду.
- Стоит сослаться на верность копии так же на последней странице. Здесь же указывают, что оригинальная версия хранится на предприятии, если это действительно так.
- Страницы трудовой книжки рекомендуется скреплять при помощи степлера. Затем их помещают в один файл.
Как оформлять трудовую книжку, расскажет это видео:
Правила оформления копий для банка
Сначала надо снять копии со всех страниц в документе, включая титульный лист. После этого листы скрепляются в единое целое. Печать организации ставится на каждом из листов. Обязательно наличие сообщение о том, что копия верна. Рекомендуется оставлять свои инициалы сотрудникам кадрового отдела, которые ответственны за использование печати на книжках.
Сколько действует трудовая книжка
Юридическая сила копии трудовой книжки сохраняется лишь на протяжении первого месяца после оформления. Есть ещё одна важная вещь, которую стоит принять во внимание.
Главное – помнить, что дубликат теряет юридическую силу, если на протяжении этого месяца меняется хоть что-то в данных, которые касаются владельца. Потому необходимо будет заново оформить копию, пройти процедуру заверения. Только копии, заверенные нотариусом, обретают неограниченную силу.
Советы и рекомендации для тех, кто решает проблему
- Рекомендуется отдельно позаботиться о том, чтобы ксерокопия оформлялась без малейших погрешностей. Все листы лучше скрепить и хранить в одной папке, либо в файле.
- Место проживания вместе с датой рождения и местом рождения, ФИО – данные, которые должны присутствовать в любых документах. Сокращения недопустимы, пишется только полная форма.
- Отдельно стоит проследить за наличием всех подписей. И сведений о том, что копии можно верить. Подлинность документа подтверждается только поставленной печатью организации.
- Обязательно должна присутствовать дата, когда проходило заверение.
- Ответственность за заверение возлагается на руководителя предприятия. Это дело можно доверить и любому другому должностному лицу, занимающему руководящие должности.
- Лучше заранее проконсультироваться со специалистами. Ведь правила, условия получения документа в тех или иных конкретных ситуациях могут несколько отличаться. Заявитель должен ознакомиться с действующим законодательством в этом вопросе перед тем, как предпринимать какие-либо конкретные меры.
Каких ещё правил стоит придерживаться
Трудовая книжка – документ, где содержится информация не только по рабочему стажу. В нём владелец так же может написать о пройденных курсах для повышения квалификации, полученных наградах и занимаемых должностях.
Как заверить последний лист трудовой книжки?
Но не в каждой ситуации требуется именно полная информация, касающаяся профессии. Достаточно предоставления данных по конкретным срокам, связанным с той или иной деятельностью.
Если требуется нотариальное заверение, то нотариусы сами же могут снять копии. И поставят печать своей конторы. В ксерокопии они так же самостоятельно ставят подпись о том, что созданные документы верны. Юридическую силу такие бумаги сохраняют на тот же срок, что и обычные, за которыми обращались в отдел кадров.
Отдел кадров и нотариусы – единственные службы, которые могут законно и официально оформлять, заверять подобные документы. Только при их участии ни у кого не возникнет сомнений в подлинности предоставленных данных.