Порядок учёта приказов в организации регулируется отдельным постановлением и приказом государственной архивной службы. Согласно правилам этих документов, приказы, связанные с кадрами, учитываются и регистрируются отдельно от всей прочей документации. Для решения таких вопросов на каждом предприятии ведётся специальный журнал, где проводится регистрация.
Потому и регистрация приказов данной группы проводится отдельно от других видов бумаг. Порядок для ведения кадрового производства так же должен регулироваться внутренними нормативными актами.
Содержание
Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу
Регистрация любого документа на предприятии позволяет полностью признать его законную силу. И действительность для любых производственных процессов. Регистрация предполагает, что документу присваивают уникальный номер.
Соответствующий вид документации в организациях легче упорядочивать, если ведётся журнал, где регистрируются любые приказы, связанные с личным составом. Он защищает рабочие процессы от появления подделок. И от ситуаций, когда приказы утверждаются с неправильными сроками, задним числом.
Журнал шнуруется и нумеруется, иначе он не будет выполнять свою непосредственную функцию. Утверждённые документы фиксируются в строгом порядке, том, в каком они сами появились в организации.
Запрещается менять страницы, уничтожать их каким-либо образом, изымать из оборота. Именно для этого уникальный номер ставится на каждой из страниц.
Кто отвечает за ведение
Из набора с архивными документами одним из важных становится именно журнал, где регистрируются приказы. Потому необходимо назначить отдельного сотрудника, ответственного за заполнение данной формы.
Что такое журнал регистрации и как его сделать, узнайте из этого видео:
Ответственность перекладывается на конкретное лицо изданием соответствующего приказа. Но чаще всего эту обязанность включают в список того, что должен делать специалист по кадровому делопроизводству.
Если ответственный за это сотрудник уходит в длительный отпуск, то следует назначить другого человека, который вёл бы журнал. Это может быть любой, у кого хватает знаний и квалификации.
Какие приказы регистрируются
Основные приказы обычно касаются таких действий, как принятие на работу, увольнение, сохранение должности. Но на каждом предприятии могут расширить список с обязательными документами. Образец журнала, можно скачать ниже.
Надо обязательно пользоваться журналом для регистрации, если выпускаются приказы по:
- Работе в праздничные дни.
- Утверждению либо изменению в штатном расписании.
- Изменениям, вступлению в брак после предыдущего развода.
- Направлениям на курсы, во время которых повышается квалификация. Особенно, если придётся оторваться от производственного процесса.
- Объявлению взысканий.
- Предоставлению отпусков. Не важно, сохраняется заработная плата или нет.
- Премированию.
Журналы директора и главного бухгалтера
Внутри учреждений приказы часто делятся на те, что поступают от директора и те, которые составляются главным бухгалтером. Каждая группа документов требует отдельной регистрации. Например, в бухгалтерскую документацию включают бумаги, посвящённые «материальной ответственности», «проведению инвентаризации».
Журнал приказов.
У крупных предприятий действуют свои отделы бухгалтерии. Одна и та же подобная инстанция может обслуживать сразу несколько учреждений со схожим профилем деятельности. В таких ситуациях будет целесообразнее вести отдельный учёт каждого из журналов, со своей нумерацией. Не важно, работают организации в одном здании, или в разных.
Деление журналов на несколько видов по срокам хранения
Документация в зависимости от данной характеристики бывает:
- Краткосрочной.
- Долгосрочной.
Замечания и выговоры сохраняют своё действие на протяжении всего лишь полугода. После этого времени взыскания просто снимаются. Значит, и приказ по данному предмету утрачивает юридическую силу.
Он перестаёт иметь значение и для сотрудника, и для директора. Потому эти распоряжения и не хранятся все 75 лет. Их называют краткосрочными.
Какой должна быть структура документа
Чёткая форма для этого документа не утверждена на законодательном уровне. В каждой компании разрабатывают тот вариант, который будет наиболее удобным для практического применения. Из основных элементов чаще выделяют следующие:
- Титульный лист.
- Раздел с перечислением сотрудников, которые несут ответственность по оформлению.
- Основной раздел, где и проходит регистрация приказов.
О чём пишут на титульном листе:
- О дате окончания заполнения.
- Дате, когда документ начали вести.
- Наименовании документа.
- Наименовании самой фирмы.
Далее идёт второй раздел, где рекомендуется указать:
- ФИО с должностями сотрудников, которые ответственны за журнал.
- Сведения о документах, на основании которых возложена соответствующая ответственность.
- Подписи ответственных лиц, которые удостоверяют ведение журнала в конкретные периоды.
- Информацию о временных рамках ведения.
Как в 1С создать журнал приказов, расскажет это видео:
Наконец, имеется и основной раздел, где прописывают:
- Документы, на основании которых издаются приказы.
- ФИО и табельные номера, группы сотрудников как таковых, на которых распространено действие приказа.
- Конкретные разновидности приказа.
- Дату и номера утверждённых бумаг.
- Перечень порядковых номеров записей по регистрации приказов.
Защита от внесения неправомерных изменений
Иногда возникает необходимость в том, чтобы внести в документ пропущенные, недостоверные сведения. Но такие действия строго запрещены, если верить законодательству. Чтобы защитить документ от порчи, используются следующие инструменты:
- Подпись руководителя, ответственного лица.
- Скрепление печатью организации.
- Фиксация количества страниц на специальном бланке, так же подтверждающем конфиденциальность информации.
- Шнуровка всего документа насквозь.
- Нумерация.
Контрольная пломба на журнале: для чего нужна
Пломбы иногда продаются в комплектах с журналами. Либо приобретаются руководителями отдельно. Они сами имеют вид листа бумаги прямоугольной формы, с размером примерно 3 на 6 сантиметров. Обязательно указывается общее количество страниц, которое было закреплено с помощью тех или иных приспособлений.
Если они как-то меняют свой внешний вид – значит, кто-то пытался изменить порядок страниц, внести другие записи, совершить другие противозаконные действия. Пломбы сами по себе используются только один раз. Приказы могут автоматически регистрироваться в программе 1С, если именно она используется для учёта.
Можно создать электронную версию с помощью Excel, чтобы было легче организовать внутреннее использование. Иногда в организациях первоначально ведут электронную версию журнала, а потом его распечатывают. В этом случае именно распечатанные листы должны нумероваться и прошиваться, опечатываться для сдачи в архив.
Виды приказов по личному составу.
Собирать информацию становится проще, если используется электронная форма для учёта. Ведь тратится очень много времени на то, чтобы проверить и просмотреть бумажные варианты. Этот процесс особенно длительный, если просматривается информация по сотруднику за продолжительный период.
Дополнительные правила ведения
Желательно для данного документа использовать тетради, где очень много листов. Не предусмотрены варианты, когда записи заканчиваются досрочно.
Когда книга закрывается, её сдают в архив. Если используется именно типографская книга, то важным становится качество исполнения. Важно наличие твёрдой и износостойкой бумаги, листов с качественной прошивкой и проклейкой. Важно высокое качество соединения для наклейки, где указано название самого документа.
Исправление ошибок ведётся в соответствии с нормами делопроизводства, утверждёнными на том или ином предприятии. Чтобы внести правку, неверную запись аккуратно зачёркивают одной линией. Рядом вписывают данные, которые соответствуют действительности.
Для фиксации факта наличия исправления используются строки для правок, если их наличие предусмотрено.